Política de tratamiento y protección de datos

POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Avanzar Bienes Raices SAS. En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, implementa la presente política para el tratamiento de datos personales (la “Política”). La Política se encontrará a disposición de todos los titulares de datos personales en las oficinas de Avanzar Bienes Raíces SAS y será puesta en conocimiento de éstos en cumplimiento de dicha regulación. 1. OBJETIVO DE LA POLÍTICA Con el objeto de dar cumplimiento a la legislación actual en materia de protección de Datos Personales, por medio de la presente Política, Avanzar Bienes Raíces SAS busca garantizar a todos los Titulares de Datos Personales la protección de los mismos, el derecho de acceso a éstos, así como poner en conocimiento los canales por medio de los cuales los Titulares podrán ejercer sus derechos relacionados con los Datos Personales que tenga y llegue a tener Avanzar Bienes Raíces SAS. 2. MARCO NORMATIVO La presente Política se rige por el siguiente marco normativo: (a) Constitución Política de Colombia (Artículo 15). (b) Ley 1581 de 2012. (c) Decreto Reglamentario 1377 de 2013. 3. INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO Avanzar Bienes Raíces SAS es una sociedad debidamente constituida bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con el NIT 901046475-1 y es responsable del tratamiento de los datos Personales que reciba de los Titulares. A continuación, los datos del responsable del Tratamiento: Domicilio: Cajicá. Dirección: Km 1.5 vía Chía-Cajicá, NOU centro empresarial, oficina 616. Teléfono: 8150967 E-mail: contacto@avanzarbienesraices.com 4. DEBERES (a) Como Responsable del Tratamiento: Avanzar Bienes Raíces SAS, como responsable del Tratamiento de Datos Personales, informará a los Titulares en el momento de solicitar la Autorización (I) el tratamiento al cual se someterán los Datos Personales y la finalidad del mismo; (II) el carácter facultativo de la respuesta cuando se les realizan preguntas sobre Datos Sensibles o Datos de Niños, Niñas y Adolescentes; (III) los derechos que les asisten como Titulares de la información; y (IV) la identificación, dirección física o electrónica y teléfono de Avanzar Bienes Raíces SAS como Responsable del Tratamiento de la información correspondiente. Adicionalmente, cuando Avanzar Bienes Raíces SAS actúe en calidad de responsable del Tratamiento, éste tendrá los siguientes deberes, tal y como los mismos se encuentran descritos en el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012: (a) Garantizar al Titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data en los términos previstos en la ley; (b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva Autorización otorgada por el Titular; (c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada; (d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; (e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; (f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada; (g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento; (h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley; (i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular; (j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley; (k) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo; (l) Informar, a solicitud del Titular, el uso dado a sus Datos Personales; (m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de los Datos Personales de los Titulares; (n) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio en la materia regulada por esta Política. (b) Como Encargado del Tratamiento: Avanzar Bienes Raíces SAS, cuanto actúe como Encargado del Tratamiento de la información, tendrá los deberes consignados en el Artículo 18 de Ley 1581 de 2012 así: (a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; (b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; (c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los Datos Personales en los términos en la ley; (d) Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo; (e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley; (f) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio; (g) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella; (h) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares; (i) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio en la materia regulada por esta Política. En el evento en que concurran las calidades de responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento, Avanzar Bienes Raíces SAS deberá cumplir tanto con los deberes descritos en el literal (a) anterior como con aquellos descritos en este literal (b). 4. PRINCIPIOS La Política se regirá por los siguientes principios: (a) Principio de legalidad en materia de tratamiento de Datos: El tratamiento de Datos Personales a que se refiere la Ley 1581 de 2012, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen; (b) Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular; (c) Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa Autorización salvo por mandato legal o judicial que releve el consentimiento; (d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; (e) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizar el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne; (f) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la Ley y la Constitución Política Nacional. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley; (g) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; (h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de Datos Públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento de Datos Personales, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma. 5. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES Avanzar Bienes Raíces SAS solo recopila y recibe información personal que sea suministrada voluntariamente por los Titulares. Los Datos Personales serán tratados única y exclusivamente para los fines autorizados por el Titular y para aquellos previstos en la presente Política y por el tiempo que sea necesario para dar cumplimiento a dichos fines. La obtención de los Datos Personales de los Titulares podrá realizarse por cualquier medio previsto para tal fin, los cuales también podrán ser medios electrónicos. Avanzar Bienes Raíces SAS no revelará la información personal a terceros distintos de sus partes relacionadas. La revelación a dichas partes relacionadas se efectuará únicamente en el desarrollo del objeto social de Avanzar Bienes Raíces SAS. Avanzar Bienes Raíces SAS y sus partes relacionadas estarán en la obligación de mantener la confidencialidad y cuidado de los Datos Personales que les sean suministrados. Avanzar Bienes Raíces SAS adoptará las medidas de seguridad que se establezcan por la ley para la protección de los Datos Personales y todas las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para que se garantice la seguridad de las bases de datos de Avanzar Bienes Raíces SAS en las cuales repose información personal de todos los Titulares. En las bases de datos de Avanzar Bienes Raíces SAS, podrá almacenarse información de los Titulares como, entre otras, el nombre completo, tipo de identificación y número, género, datos de contacto tales como correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil y la demás información que sea necesaria para, entre otras, adelantar su objeto social y realizar los procesos de cumplimiento a que está obligado por ley y por las políticas internas de Avanzar Bienes Raíces SAS. Adicionalmente y dependiendo de la Base de Datos, Avanzar Bienes Raíces SAS podrá almacenar información personal adicional de cada persona requerida para el propósito específico para el cual se solicita el tratamiento de los Datos Personales. 6. AUTORIZACIÓN Avanzar Bienes Raíces SAS solicitará a los Titulares de los Datos Personales previo al tratamiento de los mismos, una Autorización para recopilar dichos datos, almacenarlos y tratarlos. Dicha Autorización podrá ser obtenida con el formato F-97 Autorización para el tratamiento de datos personales que permita ser verificado posteriormente y estará a disposición del respectivo Titular. En la Autorización se informará a los Titulares el tratamiento que se realizará sobre los Datos Personales y las finalidades para las cuales están siendo recopilados. Los Titulares de los datos personales podrán revocar la Autorización en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. La revocatoria deberá solicitarse mediante los canales habilitados y de forma escrita al correo electrónico contacto@avanzarbienesraices.com o a la dirección del domicilio de Avanzar Bienes Raíces SAS ubicada en el kilometro 1.5 vía Chía-Cajicá, NOU centro empresarial, oficina 616, Cajicá, siguiendo el procedimiento establecido para la realización del Reclamos que se detalla más adelante. La Autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: (a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; (b) Datos de naturaleza pública; (c) Casos de urgencia médica o sanitaria; (d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; (e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. Avanzar Bienes Raíces SAS se abstendrá de utilizar medios engañosos y fraudulentos para obtener la Autorización para el tratamiento por parte de los Titulares de los datos personales y, en general, para realizar el tratamiento por parte de las personas que tengan algún tipo de vínculo con Avanzar Bienes Raíces SAS. 7. FINALIDAD Los datos personales recopilados por Avanzar Bienes Raíces SAS se someterán al tratamiento para el cual fueron autorizados, con los siguientes fines: (a) EN GENERAL Se tratarán los Datos Personales de los Titulares con la finalidad principal de desarrollar el objeto social de Avanzar Bienes Raíces SAS. En línea con ello, el tratamiento se dará en relación con las siguientes actividades que son desarrolladas por Avanzar Bienes Raíces SAS. (i) dar cumplimiento a sus actividades contractuales; (ii) expedir facturas, cotizaciones, registros pedidos y todo tipo de documento necesario que sirva de soporte para el registro de las transacciones y actividades que se lleven a cabo para realizar los pagos de forma exitosa; (iii) mejorar la calidad del servicio que presta; (iv) dar cumplimiento a sus deberes legales; (v) desarrollar procesos contables y dar cumplimiento a procesos de seguridad sobre la información que se encuentra contenida en sus bases de datos. (b) DATOS DE EMPLEADOS El tratamiento de los Datos Personales se dará en relación con, entre otras, las siguientes actividades que son desarrolladas por Avanzar Bienes Raíces SAS (i) dar cumplimiento a su objeto social; (ii) generar pagos laborales, de seguridad social, aportes parafiscales, reportar información tributaria y cualquier otro que se derive de la relación contractual del empleado con Avanzar Bienes Raíces SAS; (iii) desarrollar procesos de selección; (iv) desarrollar actividades internas; (v) proporcionar a terceros referencias sobre las actividades desarrolladas por el respectivo empleado en Avanzar Bienes Raíces SAS, de acuerdo a lo estipulado en la ley laboral y atendiendo a los periodos que allí se enmarcan; (vi) almacenar información relacionada con la experiencia laboral, información académica y Datos Sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (datos biométricos), todos los cuales se tratarán para los fines establecidos en el respectivo contrato de trabajo, en la presente Política y en la ley. (c) DATOS DE PROVEEDORES El tratamiento de los Datos Personales se dará en relación con, entre otras, las siguientes actividades que son desarrolladas por Avanzar Bienes Raíces SAS (i) dar cumplimiento a su objeto social; (ii) realizar pedidos y pagos; (iii) reportar información tributaria referente a sus actividades que se relacionen con los proveedores; (iv) dar cumplimiento a los contratos suscritos entre Avanzar Bienes Raíces SAS y sus proveedores; (v) realizar procesos de control y registro contable de las obligaciones que se hayan contraído con los proveedores; (vi) realizar los procesos relacionados con el control y la prevención del fraude y cualquier otra actividad necesaria para el efectivo cumplimiento de la relación comercial entre el respectivo proveedor Avanzar Bienes Raíces SAS. (d) DATOS DE CLIENTES El tratamiento de los Datos Personales se dará en relación con, entre otras, las siguientes actividades que son desarrolladas por Avanzar Bienes Raíces SAS (i) dar cumplimiento a su objeto social; (ii) informar sobre el estado de los servicios contratados de ventas, arrendamientos, avalúos inmobiliarios y servicios contables respecto de los cuales Avanzar Bienes Raíces SAS actúa como gestor profesional. 8. DATOS SENSIBLES Avanzar Bienes Raíces SAS solo realizará tratamiento de Datos Sensibles cuando sea estrictamente necesario y cuando dicho tratamiento haya sido autorizado de forma previa, expresa y voluntaria por parte del respectivo Titular. Dicha Autorización es facultativa por parte del Titular. En este caso, Avanzar Bienes Raíces SAS mantendrá este tipo de datos bajo los mayores estándares de seguridad y con acceso restringido y serán tratados únicamente para las finalidades autorizadas por el Titular. 9. DERECHOS DE LOS TITULARES El Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos: (a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; (b) Solicitar prueba de la Autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe la existencia / obtención de esta Autorización de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012; (c) Previa solicitud del Titular, ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que se le ha dado a sus Datos Personales; (d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; (e) Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el tratamiento de sus Datos Personales no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el tratamiento de los Datos Personales, el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento han incurrido en conductas contrarias a la ley y/o a la Constitución Política Nacional; (f) Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de tratamiento. 10. ÁREA ENCARGADA – CANALES HABILITADOS Todas las consultas, reclamos, inquietudes y/o solicitudes de los Titulares de los Datos Personales que se encuentren bajo el tratamiento de Avanzar Bienes Raíces SAS, serán atendidas a través de los siguientes canales: Área Encargada: contacto@avanzarbienesraices.com o a la dirección del domicilio de Avanzar Bienes Raíces SAS ubicada en el kilometro 1.5 vía Chía-Cajicá, NOU centro empresarial, oficina 616, Cajicá. Para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales, así como para revocar la Autorización del tratamiento, los Titulares deberán dirigir su respectiva solicitud siguiendo el procedimiento establecido por la ley para cada caso. 11. PROCEDIMIENTOS Los Titulares de los Datos Personales podrán ejercer sus derechos a conocer, rectificar y suprimir sus Datos Personales y/o suprimir la Autorización otorgada a Avanzar Bienes Raíces SAS, siguiendo los siguientes procedimientos en el caso que corresponda: (a) RECLAMOS El Titular o sus causas habientes que consideren que la información contenida en una Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante el Área Encargada, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: (a) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Área Encargada de Avanzar Bienes Raíces SAS, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. (b) En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. (c) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. (d) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 12. REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. 13. VIGENCIA Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales ha entrado en vigencia desde el cuatro (01) de septiembre de dos mil veinte (2020).